หนึ่งในกระบวนการที่สำคัญและจำเป็นสำหรับแทบทุกองค์กร ไม่ว่าจะเป็นภาครัฐหรือเอกชนก็คือ “กระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง” ซึ่งเป็นกระบวนการที่ช่วยให้หน่วยงานสามารถจัดหา วัสดุ อุปกรณ์ สินค้า หรือบริการ ที่จำเป็นต่อการดำเนินงานได้อย่างเป็นระบบ มีประสิทธิภาพ และโปร่งใส โดยเฉพาะสำหรับมือใหม่หรือผู้ที่เพิ่งเข้ามาทำงานในสายบริหารงานทั่วไปหรือบัญชีจัดซื้อ อาจสงสัยว่ากระบวนการนี้มีลำดับขั้นตอนอย่างไร วันนี้เราจะมาอธิบายให้เข้าใจอย่างกระชับและชัดเจน

กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างคืออะไร ?

กระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง (Procurement Process) คือ ขั้นตอนในการจัดหาสินค้าหรือบริการที่องค์กรต้องการใช้ โดยมีการวางแผน ตรวจสอบ และควบคุมเพื่อให้ได้ของที่มีคุณภาพในราคาที่เหมาะสม ภายใต้ระยะเวลาที่กำหนด ซึ่งการจัดซื้อจัดจ้างที่ดีควรเป็นไปอย่างโปร่งใส ตรวจสอบได้ และมีเอกสารประกอบที่ชัดเจนเพื่อป้องกันความผิดพลาดหรือการทุจริต

ขั้นตอนของกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง

กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างโดยทั่วไปสามารถแบ่งออกเป็นหลายขั้นตอน ดังนี้:

1. การวางแผนจัดซื้อจัดจ้าง

เป็นขั้นตอนเริ่มต้นที่หน่วยงานหรือองค์กรจะทำการประเมินความต้องการของการใช้งานภายในปีงบประมาณ วางแผนว่าต้องซื้ออะไร จำนวนเท่าไร และเมื่อไร เพื่อให้การจัดซื้อเกิดประสิทธิภาพสูงสุด

2. การขออนุมัติ

เมื่อต้องการซื้อหรือจัดจ้างสิ่งใด ฝ่ายที่ต้องการใช้ต้องจัดทำ “ใบขอซื้อ” หรือ “ใบขอจ้าง” เสนอต่อผู้มีอำนาจอนุมัติเพื่อขอความเห็นชอบ ซึ่งมักจะมีการแนบรายละเอียด ความจำเป็น และงบประมาณที่ใช้

3. การจัดหาผู้ขาย/ผู้ให้บริการ

หลังจากได้รับอนุมัติแล้ว จะเข้าสู่ขั้นตอนการค้นหาและคัดเลือกผู้ขายหรือผู้ให้บริการ อาจใช้วิธีเจาะจง สอบราคา หรือประกวดราคา ขึ้นอยู่กับนโยบายขององค์กรและมูลค่าของการจัดซื้อ

4. การเปรียบเทียบราคาและคุณสมบัติ

ในกรณีที่มีผู้เสนอหลายราย จะมีการเปรียบเทียบราคาพร้อมพิจารณาคุณภาพสินค้า เงื่อนไขการส่งมอบ การรับประกัน และประวัติการให้บริการ เพื่อให้ได้ผู้ขายที่เหมาะสมที่สุด

5. การออกใบสั่งซื้อ/สัญญาจ้าง

เมื่อเลือกผู้ขายได้แล้ว องค์กรจะทำการออก “ใบสั่งซื้อ (PO)” หรือ “สัญญาจ้าง” ระบุรายละเอียดให้ชัดเจนเกี่ยวกับสินค้า ราคา ปริมาณ ระยะเวลาการส่งมอบ และเงื่อนไขการชำระเงิน

6. การตรวจรับและชำระเงิน

หลังจากได้รับสินค้า หรือบริการครบถ้วน เจ้าหน้าที่จะทำการตรวจสอบคุณภาพและปริมาณ หากถูกต้องตามเงื่อนไขจึงดำเนินการเบิกจ่ายและชำระเงินให้ผู้ขาย

กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างเป็นกระบวนการที่ต้องอาศัยความละเอียดรอบคอบทุกขั้นตอน ตั้งแต่การวางแผนจนถึงการตรวจรับสินค้า เพื่อให้มั่นใจว่าองค์กรจะได้รับของที่ตรงความต้องการในราคาที่เหมาะสม หากเข้าใจและปฏิบัติตามขั้นตอนอย่างถูกต้อง ก็จะช่วยให้องค์กรมีการบริหารทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพและโปร่งใส ทั้งยังเป็นการลดความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นในอนาคตอีกด้วย