เนื่องจากการแพร่ระบาดของโรค COVID-19 ทำให้ผู้คนต้องทำงานจากที่บ้านมากขึ้น จึงได้มีการประชุมแบบไฮบริด (Hybrid Meeting) ซึ่งนับได้ว่าเป็นการประชุมแบบใหม่ที่ตอบโจทย์ให้เข้ากับไลฟ์สไตล์ของผู้คนมากขึ้นจนเป็นที่นิยมอย่างมาก ดังที่เราจะได้เห็นบริษัทรับจัดประชุม Hybrid จำนวนมาก ซึ่งวันนี้เราจะพาไปรู้จักกับการประชุม Hybrid มากขึ้น พร้อมเคล็ดลับการเลือกบริการรับจัดประชุม Hybrid

การประชุม Hybrid คืออะไร

คือการประชุมที่ผู้เข้าร่วมสามารถเข้าร่วมได้ทั้งแบบตัวต่อตัวและแบบออนไลน์ การประชุมรูปแบบนี้ได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา การประชุมแบบไฮบริดจึงช่วยให้ผู้เข้าร่วมสามารถเข้าร่วมการประชุมได้จากทุกที่ในโลกผ่านช่องทางออนไลน์ เช่น การประชุมทางวิดีโอ การประชุมทางเสียง หรือการประชุมผ่านแอปพลิเคชันต่าง ๆ โดยมีข้อดีหลายประการ เช่น

- ช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนสามารถมีส่วนร่วมได้โดยไม่คำนึงถึงสถานที่อยู่

- ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการเดินทางและที่พัก

- เพิ่มความยืดหยุ่นให้กับผู้เข้าร่วมประชุม

ซึ่งหากองค์กรของคุณกำลังวางแผนที่จะจัดการประชุมแบบไฮบริด คุณจำเป็นต้องเลือกบริการรับจัดประชุมรับจัดประชุม Hybrid ที่เหมาะสม เพื่อให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพสูงสุด 

เคล็ดลับการเลือกบริการรับจัดประชุม Hybrid ให้เหมาะสมกับองค์กร 

พิจารณาวัตถุประสงค์ของการประชุม

พิจารณาวัตถุประสงค์ของการประชุมของคุณ การประชุมแต่ละประเภทมีความต้องการที่แตกต่างกัน จึงควรเลือกบริการรับจัดประชุมที่ตรงกับวัตถุประสงค์ของการประชุม เช่น หากต้องการจัดการประชุมเชิงปฏิบัติการหรืองาน Workshop ก็อาจต้องการบริการรับจัดประชุมที่มีอุปกรณ์และเทคโนโลยีที่จำเป็นสำหรับการฝึกอบรม เช่น โปรเจ็กเตอร์ กระดานไวท์บอร์ด และอุปกรณ์การนำเสนอ

หรือหากคุณกำลังจัดการประชุมสัมมนา (seminar) คุณอาจต้องการบริการรับจัดประชุมที่เสนอสถานที่จัดงานที่มีขนาดใหญ่และสะดวกสบายเพียงพอสำหรับผู้เข้าร่วมจำนวนมาก

เปรียบเทียบคุณสมบัติและราคา

เมื่อทราบวัตถุประสงค์ของการประชุมแล้ว ก็ควรเปรียบเทียบคุณสมบัติและราคาของบริการรับจัดประชุมต่าง ๆ โดยมีคุณสมบัติที่สำคัญที่ต้องพิจารณา ได้แก่

- เทคโนโลยีการประชุม เช่น ซอฟต์แวร์การประชุมทางวิดีโอ เทคโนโลยีการแชร์หน้าจอ และระบบเสียง

- อุปกรณ์การประชุม เช่น ไมโครโฟน ลำโพง และโปรเจ็กเตอร์

- สถานที่จัดงาน

- บริการอื่น ๆ เช่น อาหารและเครื่องดื่ม อุปกรณ์อำนวยความสะดวก และการจัดการการประชุม

ตรวจสอบประสบการณ์และผลงาน

อ่านรีวิวจากลูกค้ารายอื่นเพื่อตรวจสอบประสบการณ์และผลงานของบริการรับจัดประชุมต่าง ๆ เพื่อช่วยให้มั่นใจได้ว่าบริการที่คุณเลือกนั้นเชื่อถือได้และสามารถจัดการประชุมที่มีประสิทธิภาพได้

ติดต่อผู้ให้บริการเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติม

เมื่อพบบริการรับจัดประชุมที่ตรงกับความต้องการแล้วก็ควรติดต่อผู้ให้บริการเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติม สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเข้าใจรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับบริการ

โดยสรุปแล้วการเลือกบริการรับจัดประชุม Hybrid ที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณนั้นมีความสำคัญเพื่อให้การประชุมเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพสูงสุด ซึ่งเคล็ดลับที่กล่าวมานี้จะช่วยให้คุณเลือกบริการรับจัดประชุมที่ตรงกับความต้องการของคุณและช่วยให้การประชุมของคุณประสบความสำเร็จ