ปฏิเสธไม่ได้ว่ายุคนี้เป็นยุคดิจิทัล จะเห็นได้ว่าการช้อปปิ้งออนไลน์เติบโตขึ้นอย่างมากมาย การเรียนออนไลน์ก็กลายมาเป็นสิ่งที่เด็กรุ่นใหม่ต้องรู้จัก รวมไปถึงการทำงานออนไลน์ด้วยเช่นเดียวกัน ซึ่งในการทำงานออนไลน์ก็มีหลายสิ่งที่ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อให้พนักงานและผู้บริหารสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างรวดเร็วและสะดวกสบาย หนึ่งในนั้นก็คือ E-Signature นั่นเอง วันนี้เราจะพามาดูกันว่า E-Signature คืออะไร และสำคัญต่อองค์กรยุคใหม่อย่างไรบ้าง 

E-Signature คืออะไร

        E-Signature คือ ชุดข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ มีทั้งตัวเลข ตัวอักษร เสียง หรือสัญลักษณ์ใด ๆ ก็ตามที่ใช้ระบุตัวตนของเจ้าของ ใช้เพื่อยืนยันความถูกต้องของเอกสาร ซึ่ง E-Signature คือสิ่งที่มีความปลอดภัย เหมาะกับเอกสารทั่วไปในองค์กร เอกสารยินยอม หรือเอกสารแสดงเจตจำนงต่าง ๆ แน่นอนว่า E-Signature นั้นมีผลทางกฎหมายด้วย 

        ข้อดีของ E-Signature คือความสะดวกรวดเร็ว เพราะทำได้ง่ายกว่าการเซ็นลงบนกระดาษ ทั้งยังช่วยลดการใช้กระดาษ ลดการสัมผัส ลดความเสี่ยงของการเกิดโรคติดต่อ ที่สำคัญก็คือยังเป็นวิธีที่ประหยัดพื้นที่จัดเก็บเอกสารและประหยัดค่าส่งเอกสารอีกด้วย

E-Signature ดีต่อองค์กรยุคใหม่อย่างไร

1. ทำงานร่วมกับระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์ 

        ระบบอนุมัติเอกสารออนไลน์นั้นถือเป็นโซลูชันที่มีประโยชน์อย่างมากในช่วงที่องค์กรมีการ Work From Home เพราะช่วยเพิ่มความสะดวกและประหยัดเวลาในการทำงานได้มากเป็นเท่าตัว จากเดิมที่เราจะต้องจัดส่งเอกสารไปยังฝ่ายบริหารหรือหัวหน้างานและรออนุมัติเป็นเรื่อง ๆ ไป แต่เมื่อใช้โซลูชันนี้ก็สามารถอนุมัติเอกสารออนไลน์ได้ทุกที่ ทุกเวลา ช่วยให้พนักงานสามารถทำงานได้อย่างรวดเร็วได้มากกว่าที่เคย และอย่างที่เรารู้ว่า E-Signature คือสิ่งที่มีความสะดวกรวดเร็วเช่นเดียวกัน เมื่อนำมาใช้งานร่วมกันยิ่งช่วยให้บริษัทก้าวหน้าได้ไวยิ่งขึ้น

2. สนับสนุนการทำงานแบบ Paperless

        อย่างที่เรารู้จักกันแล้วว่า E-Signature คือโซลูชันที่จะมาช่วยยกระดับการทำงานแบบ Paperless ให้กลายเป็นจริงยิ่งขึ้น จากเดิมที่ต้องเซ็นลงบนกระดาษ ต้องเสียเวลาไปกับการพิมพ์ การจัดเก็บ และการดูแลรักษา ก็ไม่ต้องกลายมาเป็นเรื่องยุ่งยากอีกต่อไป ไม่ว่าจะเอกสารประเภทไหนก็สามารถอนุมัติออนไลน์ได้ทันที ทั้งยังช่วยเพิ่มความปลอดภัยได้มากกว่าเดิมอีกด้วย

3. ช่วยผลักดันองค์กรให้เติบโต

        เมื่อ E-Signature คือโซลูชันที่จะช่วยประหยัดเวลาในการทำงานและการอนุมัติเอกสาร ก็แน่นอนว่าการทำงานร่วมกันในองค์กรก็จะไม่มีอุปสรรคอีกต่อไป ทุกฝ่ายไม่ต้องรออนุมัติกันข้ามวันข้ามเดือน เมื่อมีไอเดียอะไรหรือต้องการพัฒนาในจุดใดก็สามารถยื่นขออนุมัติได้ทุกที่ ทุกเวลา แม้จะทำงานจากที่บ้าน ซึ่งจุดนี้เป็นสิ่งที่จะช่วยผลักดันให้องค์กรเติบโตได้อย่างดีที่สุด